Format: Offerte uitvraag voor ecologisch onderzoek - Provincie Noord-Holland

Format offerte uitvraag voor ecologisch onderzoek

Aanhef,

De gemeente XXX nodigt u uit om offerte uit te brengen voor de volgende werkzaamheden:

1. Het aanvragen van een gebiedsgerichte omgevingsvergunning flora- en fauna-activiteit onder de Omgevingswet bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (hierna: OD NHN) op basis van een Soortenmanagementplan (hierna: SMP). De ambitie van de gemeente is om deze vergunning uiterlijk maand/jaar te ontvangen.

2. Het opstellen van het voor punt 1 benodigde SMP inclusief activiteitenplannen waarmee de vergunning kan worden aangevraagd.

3. Het uitvoeren van het voor punt 2 benodigde ecologisch onderzoek.

4. [Optioneel aan gemeente] Ondersteuning van de gemeente omtrent ecologische advisering bij het SMP traject voor gemiddeld XXX uur per maand voor de looptijd van XXXX maanden in jaartal.

Achtergrondinformatie

De gemeente streeft soortenbescherming conform de Omgevingswet na bij het uitvoeren van verduurzamingsmaatregelen zoals woningisolatie, en poogt daarbij gelijktijdig gebouweigenaren te ontlasten. Daarom wil de gemeente voor het plangebied een SMP laten opstellen om op basis daarvan een gebiedsgerichte omgevingsvergunning flora- en fauna-activiteit onder de Omgevingswet aan te vragen bij de ODNHN.

Onderzoeksgebied

XX is een gemeente in de provincie Noord-Holland. De gemeente telt aantal inwoners en heeft een oppervlakte van aantal hectare (waarvan aantal hectare water). Gemeente xxxx bestaat uit de kernen xxxx. Het SMP moet betrekking hebben op de wijken/ bebouwde kom van de volgende kernen: xxxx , xxxx , xxxx en xxxx. In bijlage 1 is ook een kaart met een globale omlijning van het onderzoeksgebied toegevoegd.

Offerteaanvraag

Wij vragen deze offerte aan onder de volgende condities:

1. De gekozen procedure om deze opdracht in de markt te zetten is meervoudig onderhands. Dit betekent dat van XXX ondernemingen een offerte is gevraagd.

2. Deze offerteaanvraag betreft niet een samengevoegde opdracht.

3. Deze opdracht is niet opgedeeld in percelen.

4. Uw offerte moet een geldigheidsduur hebben van minimaal 30 dagen.

5. Deze offerteaanvraag is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.

6. Alle verstrekte informatie moet vertrouwelijk worden behandeld.

7. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten die zij hebben gemaakt in verband met deelname aan deze procedure.

8. De Inkoopvoorwaarden van de gemeente XXX zijn van toepassing. Deze zijn als bijlage 3 (apart) aan deze offerteaanvraag gehecht. Leveringsvoorwaarden en andere voorwaarden van de Inschrijver zijn niet van toepassing.

9. De in te dienen offerte bevat de volgende onderdelen:

   1. Een plan van aanpak dat minimaal het volgende beschrijft:

      1. Per te verwachten soort en functie op welke wijze het onderzoek uitgevoerd wordt (bijvoorbeeld in een tabel), en welke onderzoeksrichtlijn of -protocol wordt gehanteerd indien van toepassing¹.

      2. Hoe Inschrijver komt tot het SMP, met daarin activiteitenplan, aanbevelingen voor compenserende maatregelen, ecologische werkprotocollen en monitoringsplan.

      3. Hoe Inschrijver de opdrachtgever begeleidt bij het opstellen en indienen van de vergunningaanvraag.

      4. Een beschrijving van wat Inschrijver nodig heeft van opdrachtgever.

   2. Korte omschrijving omtrent invulling van het proces- en projectmanagement door de opdrachtnemer met daarbij aandacht voor:

      1. Mate van ontzorging van, en communicatie met de opdrachtgever.

      2. Beschrijving van wanneer en op welke wijze de ODNHN wordt meegenomen in het project. De Inschrijver houdt in ieder geval rekening met een vooroverleg met de ODNHN bij aanvang van de opdracht om het plan van aanpak door te nemen, en eventueel in overleg met de ODNHN aan te passen.

      3. Een planning voor de uitvoering van de werkzaamheden.

      4. De mate waarin Inschrijver eventuele risico’s identificeert en aangeeft hoe hij deze mitigeert.

   3. Een ingevuld prijzenblad (bijlage 2) Hierbij geldt:

      1. de verschillende onderdelen/onderzoeken van de opdracht moeten apart zijn afgeprijsd;

      2. de opgegeven prijs is een all-in prijs, er kunnen geen administratie- en reiskosten kosten in rekening worden gebracht of indexatie worden doorgevoerd.

10. Opdrachtgever geeft een richtlijn voor de omvang van de offerte van maximaal 10 kantjes A4 excl. bijlagen en voorblad.

11. De beoordeling van uw offerte wordt als volgt ingericht:

    1. Maximaal 45 punten beoordeling plan van aanpak (9a):

    2. Maximaal 45 punten voor proces- en projectmanagement (9b):

Beoordeling van sub a en b gaat conform de volgende criteria:

Score	Beoordeling
0	Onvoldoende: De beantwoording ontbreekt, voldoet niet aan beschreven kaders, of geeft onvoldoende vertrouwen om te komen tot een vergunning voor de flora en fauna activiteit.
15	Afdoende: De beantwoording is in beperkte mate in overeenstemming met de beschreven verwachtingen en kaders. De inschrijving geeft minimaal vertrouwen dat de gemeente komt tot een succesvolle vergunningaanvraag.
30	Voldoende: De gegeven informatie is in grote mate in overeenstemming met de beschreven verwachtingen en kaders. De inschrijving geeft vertrouwen dat de gemeente komt tot een succesvolle vergunningaanvraag.
45	Onderscheidend: De gegeven informatie is volledig in overeenstemming met de verwachtingen en beschreven kaders. De inschrijving geeft veel vertrouwen dat de gemeente komt tot een succesvolle vergunningaanvraag. Bovendien is de aanpak innoverend, positief onderscheidend of bevat aantoonbare meerwaarde voor de opdrachtgever.

1. 1. Maximaal 10 Punten De inschrijfprijs wordt relatief beoordeeld middels deze formule: Behaalde Score Prijs = prijs laagste / eigen inschrijfprijs * het maximaal aantal punten voor gunningscriterium Prijs (10 punten). Daarbij geldt:

      1. ‘prijs laagste’ staat voor ‘de laagst aangeboden prijs’.

      2. De inschrijver die (met) de laagste prijs aanbiedt (inschrijft), ontvangt aldus het maximale aantal punten.

      3. De overige inschrijvers ontvangen een score en punten gerelateerd aan ‘prijs laagste’.

      4. Indien de inschrijving met de laagst aangeboden prijs (‘prijs laagste’), om wat voor reden (uitsluiting, ongeldigheid e.d.) dan ook, ter zijde wordt gelegd, dan vindt zonder die inschrijving een herberekening plaats volgens bovengenoemde formule. In het voorkomend geval verandert alsdan de eerder vastgestelde rangorde.

2. Verdere vereisten aan de aanpak van Inschrijver zijn:

   1. Inschrijver levert onderzoeksgegevens aan als GIS-data bij de gemeente en voert deze tevens in bij NDFF.

   2. Inschrijver maakt waar mogelijk gebruik van reeds bekende en gevalideerde onderzoeksgegevens (bureauonderzoek).

3. Niet in scope van deze uitvraag:

   1. Opdrachtgever draagt zelf zorg voor communicatie met belanghebbenden (zoals bewonerscommunicatie bij nachtelijk onderzoek) en voor het implementeren van interne werkprocessen die volgen uit het SMP.

   2. Monitoring: monitoring volgt uit het monitoringsplan van het SMP, maar kan vooraf aan het onderzoek nog niet geraamd worden en wordt daarom achteraf separaat uitgevraagd.

4. Indien u vragen heeft kunt u deze tot datum mailen naar: contactpersoon, e-mailadres. De geanonimiseerde vragen met antwoorden worden binnen enkele dagen schriftelijk naar alle genodigden gestuurd en maken integraal onderdeel uit van de offerteaanvraag.

5. Alle informatie-uitwisseling verloopt via: contactpersoon, e-mailadres.

6. De offerte moet uiterlijk datum en tijdstip op e-mailadres door ons ontvangen zijn. Het risico voor tijdige indiening ligt bij Inschrijver.

7. Uiterlijk datum zullen wij de gunningsbeslissing kenbaar maken. De gemeente zal na bekendmaking van de gunningsbeslissing, de zogenaamde “standstill-termijn", geen uitvoering geven aan de gunningsbeslissing en niet tot ondertekening van de overeenkomst overgaan teneinde inschrijvers gedurende die termijn gelegenheid te bieden een kort geding aanhangig te maken tegen de gunningsbeslissing. De standstill-termijn loopt tot en met datum. Het aanhangig maken gebeurt door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van de gemeente: adres en het informeren van de procesbegeleider via email. Deze termijn is een vervaltermijn (op straffe van verval van recht). Uiterlijke definitieve gunning vindt plaats op datum.

8. Door het uitbrengen van uw offerte geeft u aan akkoord te gaan met het bovenstaande en conformeert u zich aan de inhoud van alle aanvraagdocumenten.

Wij wensen u veel succes met het opstellen van uw offerte en zien deze graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,

Ondertekening

Bijlagen:

1. Kaart met onderzoeksgebied (apart document)

2. Prijzenblad

3. Algemene inkoopvoorwaarden

Invoegen kaart voorgenomen SMP-gebied

De hierna te noemen inschrijver:

………………………………………………………………………………………………………

Bij een natuurlijk persoon naam en voornamen voluit, bij een rechtspersoon de statutaire naam.

bereidt, door het indienen van de inschrijving, de uitvoering van de opdracht behorende bij de aanbesteding met referentienummer xxxxxx Offerteaanvraag soortenmanagementplan, voor Gemeente de xxxx aan te nemen voor een bedrag, de omzetbelasting daarin niet begrepen, van:

EUR …………………………………………………………………………………...

(inschrijfsom in cijfers en letters)

Het bedrag van de ter zake van de opdracht verschuldigde omzetbelasting bedraagt:

EUR……………………………………………………………………………………

(omzetbelasting in cijfers en letters)

Nadere specificatie van de kosten opbouw met minimaal de volgende onderdelen (het staat aanbieder vrij om specificatie aan te passen)

Onderdeel	Kosten exclusief BTW
Uitvoeren ecologisch onderzoek
Opstellen SMP
Proceskosten aanvragen Omgevingsvergunning Flora- en fauna-activiteit Omgevingswet
Projectmanagement kosten
<eventueel zelf aanvullen>