Privacyverklaring

V 1.3 datum 1 september 2022

Uw privacy is voor de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) belangrijk. Wij doen er alles aan uw gegevens te beschermen en gebruiken ze transparant en rechtmatig. In deze privacyverklaring leggen we uit wat de OD NHN doet met informatie die we van u krijgen of van u vastleggen.

Gebruik van persoonsgegevens
De OD NHN verwerkt uw persoonsgegevens voor aan haar verleende bestuursrechtelijke taken op het gebied van regulering, toezicht- en handhaving. Dit is zo als u gebruik maakt van onze website en/of omdat u uw persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt en/of omdat wij deze gegevens verwerken bij de afhandeling van onze taken. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Naam en adres;
• Telefoonnummer;
• Factuuradres;
• E-mailadres;
• Betalingsgegevens;
• Overige persoonsgegevens die u expliciet verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch;
• Geconstateerde feitelijke bevindingen in het kader van de toezicht en handhavingstaken.

Hieronder leggen wij uit voor welk doel we uw gegevens gebruiken en op welke grondslag.
De OD NHN verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren en te verbeteren; (grondslag is uw toestemming of onze wettelijke taak);
• Het afhandelen van een betaling; (grondslag is de uitvoering van een overeenkomst);
• Uitvoering van wettelijke taken en het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving (grondslag is wettelijke taak of plicht);
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarin of waarbij u onderdeel of partij bent (grondslag is de uitvoering van een overeenkomst);
• Voor de goede vervulling van de taken die de OD NHN uitvoert voor of namens het bevoegd gezag (grondslag is wettelijke taak);
• Wanneer u toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking (grondslag is uw toestemming).

Social media
OD NHN maakt gebruik van een social media monitoring tool. Wij verwerken uw persoonsgegevens als u:

1. zoekt op bepaalde zoektermen binnen social media (Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram). Deze zoektermen hebben dan betrekking op milieu gerelateerde zaken of gebieden die binnen de reikwijdte van onze dienstverlening vallen;
2. een verwijzing opneemt naar de naam van onze organisatie in social media accounts;
3. reageert op een social media bericht met een verwijzing naar onze organisatie of onze dienstverlening;
4. in een privébericht op social media een vraag stelt.

Wij verwerken dan de volgende gegevens;

• Data uit social media profielen die door u bekend zijn gemaakt, zoals uw naam en accountnaam, social media bio, contactgegevens, aantal volgers, locatie).
•  Inhoud van het bericht, dat naast de communicatie boodschap ook de volgende persoonsgegevens kan bevatten: NAW-gegevens, telefoonnummer en verkeersgegevens (URL, e-mailadres), klantnummer. Dit doen wij om uw vraag of verzoek zo correct mogelijk te kunnen afhandelen.

Genoemde gegevens worden maximaal 13 maanden bewaard om jaarrapportages te kunnen vervaardigen. Dit heeft tot doel de effectiviteit van de communicatie te kunnen monitoren en meten. Wij doen dit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Gegevens ouder dan 13 maanden worden verwijderd.

Milieuvluchten
Regelmatig vliegen wij over het gebied van de opdrachtgevende gemeenten of verzoekende organisaties zoals het HHNK of de provincie. Daarbij worden vanuit de lucht foto’s genomen in het kader van toezicht (bouw- en woningtoezicht, milieutoezicht). Het kan voorkomen dat op een dergelijke foto een auto, vrachtwagen, inwoner of voorbijganger te zien is. De resolutie is zodanig dat dit niet te herleiden is tot een identificeerbare persoon. Wanneer uit deze informatie een persoon wel herleidbaar is, wordt deze indien nodig geanonimiseerd.

Bewaartermijn
De OD NHN bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. Verschillende wettelijke bewaartermijnen gelden hierbij als uitgangspunt. Voor uitvoeringstaken hanteren wij de bewaartermijnen conform de Archiefwet.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
Soms werkt de OD NHN samen met andere bedrijven voor het leveren van de door u gekochte of gevraagde dienstverlening; onze partners. In een dergelijk geval worden uw persoonsgegevens aan deze partners verstrekt voor zover dat nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en de OD NHN. Daarnaast verstrekt de OD NHN uw persoonsgegevens aan organisaties of instellingen wanneer we dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als het OM en of de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf). In geen enkel ander geval zal de OD NHN uw persoonsgegevens verstrekken aan andere bedrijven of instellingen voor commerciële doeleinden.

Verwerking gegevens bij (vermoeden van) overtreding of misdrijf
De OD NHN is licentiehouder van het Boa Registratie Systeem, afgekort BRS. Het wordt door buitengewone opsporingsambtenaren gebruikt om hun ambtelijke bevindingen vast te leggen en die, ter uitoefening van hun taak, te delen met collega opsporingsambtenaren. Registratie in BRS vindt plaats ten behoeve van de Boa zelf, de werkgever, politie, justitie en overige opsporingsdiensten. In BRS worden persoonsgegevens verwerkt. De OD NHN is verantwoordelijk voor deze gegevensverwerking. Zie ook https://www.privacyvragenbrs.nl/

Wat zijn uw rechten ten aanzien van politiegegevens?
Indien politiegegevens over u in BRS zijn vastgelegd kunt u schriftelijk een verzoek doen om inzage in uw gegevens, rectificatie, verwijdering dan wel afscherming van uw gegevens.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?  
Om uw verzoek in behandeling te kunnen nemen, dient u uw verzoek per email aan te leveren en moet het de volgende gegevens te bevatten:

• Of het een verzoek om inzage, rectificatie, verwijdering of afscherming betreft;
• De plaats waar de boa zijn ambtelijke bevinding heeft vastgesteld;
• De datum en het tijdstip waarop de boa zijn ambtelijke bevinding heeft vastgesteld;
• De omschrijving van de vastgestelde overtreding (bijvoorbeeld fout parkeren);
• Uw achternaam;
• Al uw voornamen voluit;
• Uw adres met postcode;
• Uw woonplaats;
• Uw geboortedatum;
• Uw geboorteplaats;
• Uw emailadres;
• Een duidelijk leesbare kopie van uw identiteitsbewijs (bijv. uw rijbewijs, paspoort of uw verblijfsdocument IND).

De kopie van uw identiteitsbewijs wordt gevraagd om te voorkomen dat een ander toegang zou kunnen vragen tot uw gegevens en wordt uitsluitend gebruikt om te controleren of het verzoek om inzage, rectificatie, verwijdering of afscherming van uzelf afkomstig is. De kopie wordt direct na controle vernietigd. U kunt hiervoor ook de app kopieID van de rijksoverheid gebruiken. Zie voor verzending onderaan onze contactgegevens.

Gebruik van cookies
De OD NHN gebruikt technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Beveiliging
De OD NHN neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen zijn conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Indien de OD NHN gebruikmaakt voor haar dienstverlening van derde partijen dan sluiten wij verwerkingsovereenkomsten waarin wij eisen dat ze tenminste een vergelijkbaar beveiligingsniveau hebben. 

Uw rechten op inzage, wijzigen of verwijderen van uw gegevens (art. 13 t/m 20 AVG)
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u bewaren, kunt u altijd contact met ons opnemen. U hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we bewaren en wat we daarmee doen;
• Inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken;
• Het laten corrigeren van fouten;
• Het laten verwijderen van (verouderde) persoonsgegevens;
• Intrekken van toestemming;
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
• Beperken van verwerking van bepaalde persoonsgegevens;
• Overdragen van uw, door u aangeleverde, persoonsgegevens via een gangbaar computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie.

Wanneer u zich wilt beroepen op een van deze rechten, kunt u dat doen met behulp van de informatie op de pagina Contact. Om er zeker van te zijn dat het betreffende verzoek door uzelf is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. U kunt hiervoor de app van de Rijksoverheid gebruiken: Kopie ID. Maak in deze kopie uw pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

Klacht indienen
We gaan er vanuit dat we er samen uitkomen. Mocht dat niet zo zijn dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)
Wij verwerken uw persoonsgegevens strikt voor openbare taakuitvoering en gezag en deze gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij dit wettelijk noodzakelijk is. Indien gerechtvaardigde gronden ontbreken voor de verwerking, kunt u hiertegen bezwaar maken op grond van artikel 21 van de AVG.

Contactgegevens
Bezoekadres

Dampten 2, 1624 NR Hoorn

Functionaris gegevensbescherming

Postbus@odnhn.nl

Postadres

Postbus 2095, 1620 EB Hoorn

Direct contact

088-10 21 300
https://www.odnhn.nl/Over_ons/Contact